Ser una buena secretaria implica ciertas aptitudes que son necesarias para desarrollar de forma eficiente este tipo de puestos. Debes estar centrada, muy organizada y tener buenas habilidades para la expresión escrita y la comunicación oral. Si quieres ser secretaria o simplemente mejorar en tu puesto, te contamos cómo ser una buena secretaria.
Pasos a seguir:
1. Debes ser siempre puntual en tu trabajo, llegar a tu hora o incluso unos minutos antes para que a la hora en punto estés trabajando. Demostrarás que eres responsable, que te importa tu trabajo y que estás totalmente implicada. Si llegas tarde, estarás dando una muy mala impresión y perjudicando a tu jefe.
Aparte de la puntualidad, debes estar siempre preparada para responder todo tipo de preguntas. Una buena secretaria está muy informada y al día de todo lo que tiene que ver con su puesto. Debes incluso tener previstas posibles preguntas inesperadas y sus respuestas. Debes estar al tanto de los objetivos y la dirección de la empresa, porque puede que incluso tengas que escribir discursos y cartas de parte de tu jefe.
2. Debes conocer a la perfección el horario de tu jefe. Es decir, te recomendamos que lleves un control exhaustivo de su agenda para que nunca olvide ninguna reunión, convocatoria o junta. Si lo llevas controlado, podrás avisarle con suficiente anticipación para que esté siempre listo. También para ser una buena secretaria debes estar preparada para contestar todo tipo de llamadas. Ten preparado un saludo estándar para dar una buena bienvenida general y muy cordial a cualquier persona que llame a tu jefe. Debes ser capaz de mantener una buena conversación con cualquier contacto de tu jefe y mantener siempre un nivel formal en toda la charla sin desvelar ningún tipo de información para la que no estés autorizada.
3. Para ser una óptima secretaria debes estar siempre dispuesta a ayudar y manteniendo siempre la educación y los modales. Cuando hables por teléfono o personalmente, debes ser muy educada y organizada. Cuando recibas llamadas o visitas, toma nota de la persona que llama y sus datos de contacto. En cuanto veas a tu jefe, debes pasarle los avisos de llamadas con rapidez y diligencia. Piensa que esas gestiones son importantes y a veces entre esas llamadas puede haber nuevos clientes. Siendo rápida y eficaz en todo tipo de trámites ganarás puntos de cara a tu jefe.
4. Debes cuidar tu imagen teniendo en cuenta tu tipo de trabajo. Viste arreglada, formal y elegante. No te maquilles demasiado, debes ir natural pero con clase. La imagen es importante, piensa que eres la representante de tu jefe, y es una forma de valorar tu trabajo y dar importancia al puesto.
5. Debes ser muy organizada, mantener tu espacio de trabajo en orden, tenerlo todo archivado y disponer de una agenda electrónica donde controles bien la rutina laboral. Demuestra buena iniciativa ante tu jefe, de esta forma sabrá que puede contar contigo más allá de lo estrictamente necesario. Y ante todo nunca digas que algo no es posible, con esa actitud demostrarás una actitud negativa que no es nada deseable. Tu jefe debe sentir que toda meta es alcanzable.