10 recomendaciones para mejorar la comunicación en tu negocio

10 recomendaciones para mejorar la comunicación en tu negocio

10 recomendaciones para mejorar la comunicación en tu negocio

 
Mejorar la comunicación en una empresa va mucho más allá de clarificar los mensajes entre departamentos. Por ello, si quieres optimizar este proceso en tu organización, ¡conoce las 10 recomendaciones para llevar tu comunicación al siguiente nivel de productividad!

 
La comunicación en cualquier aspecto de la vida es un recurso fundamental para transmitir nuestra forma de pensar y nuestras opiniones y poder llegar a consensos a nivel grupal. En un ámbito empresarial, mejorar la comunicación no solo es un factor de importancia: es una asignatura indispensable.

 
En ese sentido, hemos preparado este blog post en que te daremos las claves para que puedas mejorar la comunicación en tu negocio y no morir en el intento.

 

Importancia de la comunicación en un negocio

 
Una comunicación eficiente, positiva y directa en términos de negocio optimiza en gran medida la transferencia de información de un departamento a otro.

 
Gracias a una optimización estratégica de este aspecto, una empresa puede generar flujos de trabajo ininterrumpidos, tener flexibilidad en sus procesos y agilidad para entregar productos, además de brindar servicios y una atención al cliente realmente diferenciada.

A continuación, te mostraremos algunos de los principales beneficios que se obtienen gracias a la mejora de la comunicación en un negocio.

 

Alineación de los equipos

 

Una de las ventajas estelares que poseen acciones de comunicación optimizadas es la congruencia que existe entre los equipos de trabajo. Los grupos conocen perfectamente cuáles son los objetivos, procesos, metas y actividades que se ejecutan en otras áreas. De este modo, es posible ejecutar las operaciones estratégicas diseñadas para favorecer los resultados generales.

 

Mejora el clima organizacional

 
No hay duda: si no existe una buena comunicación, es imposible tener un clima organizacional positivo. Por ello, los gerentes y directivos de toda clase de empresas invierten recursos para estimular una mejor integración entre colaboradores y, en consecuencia, transmitir la identidad corporativa a todos los niveles.

Mejorar la comunicación es uno de esos puntos fundamentales en donde se apoyan las acciones relacionadas a un clima organizacional adecuado y que servirá para crear canales abiertos en que prime el respeto, la consideración y el trabajo en equipo.

 

Incrementa la productividad

 
Al fin y al cabo, casi cualquier acción que se ejecute a nivel empresarial tiene como objetivo directo o indirecto generar un impacto positivo en la productividad y. De esta forma, mejorar la comunicación no es la excepción.

Y es que una empresa puede apalancarse en procesos de comunicación bidireccionales para asegurar que cada colaborador esté al tanto de los objetivos de la organización y, por lo tanto, entender lo que deben hacer para contribuir con el cumplimiento de estos.

 

Gracias a la comunicación interdepartamental mejorada, optimizada, en tiempo real y enfocada en los procesos de negocios, una empresa puede crear FLUJOS DE TRABAJO ágiles.

También es posible mantener informados a los colaboradores de cada área sobre incidentes o inconvenientes para ejecutar medidas paliativas de forma inmediata que se reflejarán en sus resultados financieros.

 

Reduce la tasa de rotación

 
Una de las grandes consecuencias del aumento de la productividad, resultado de mejorar la comunicación en una empresa, se trata de una rotación baja de trabajadores.

Y es que la ecuación es sencilla: un empleado que se le comunica su reconocimiento, el valor que aporta y que pertenece a un ambiente laboral positivo es muy probable que no quiera cambiar de organización.

 

Mantiene las crisis en control

La comunicación interna que estimula la creación de espacios de confianza y colaboración permite que las organizaciones estén mucho más preparadas para los cambios que suponen las crisis, tanto internas como externas.

En este punto, queda claro que mejorar la comunicación va mucho más allá de facilitar la transmisión de mensajes y sirve como herramienta esencial para crear ambientes basados en la confianza, la colaboración y la generación de resultados.

Por ello, a continuación te daremos las 10 claves para que puedas empezar tu propio proceso de optimización de la comunicación.

 

10 pasos para mejorar la comunicación empresarial

Para que la comunicación genere un impacto positivo, es esencial que se tomen medidas. Ahora bien, no nos referimos a las tradicionales reuniones de equipos o a las herramientas de mensajería. Para que puedas crear procesos realmente efectivos, sigue estos consejos:

 

1. Disponibilidad a la información.

Cada empresa posee sus propios conocimientos o, dicho de otra forma, información “especial” que cada colaborador debe entender a la perfección.

El cómo la organización hace las cosas puede tomar tiempo aprenderlo, como el protocolo documental para clientes o los guiones para atender requerimientos en atención al cliente.

Por ello, disponibilizar esa información primordial surge como una necesidad evidente, sobre todo en las etapas de capacitación, además de su importante uso en cada fase del proceso en forma de referencia.

 

2. Crea un espacio de confianza

Si las áreas de tu empresa no poseen una comunicación bidireccional constante y basada en la confianza, ¿es posible que los procesos se ejecuten con normalidad?

En cualquier organización, la creación de espacios de respeto y confianza donde fluyan las ideas y cada colaborador sea libre de compartir sus experiencias y problemas contribuye sustancialmente a la comodidad de cada uno de ellos. Además, favorece la satisfacción y la comunicación entre equipos.

 

3. Estimula el flujo de información interdepartamental.

Proporcionar herramientas y procesos para el intercambio de conocimiento surge como un método ideal para que cada empleado pueda estar al tanto de las noticias y tendencias más importantes de la empresa y de su industria.

Es muy probable que los colaboradores conozcan informaciones que otros no, así como los niveles más altos de la empresa puedan obtener insights que difícilmente serían accesibles para todos.

Por ello, estimula la idea de compartir dichos datos e involucrarse en el esfuerzo general por adelantar a los competidores.

Esto creará sinergia entre los departamentos y la comunicación ganará un propósito más elevado que simplemente transmitir mensajes de un lado a otro: habrá un intercambio útil de información valiosa y que se podrá convertir en oportunidades de negocios.

 

4. Aprovecha las reuniones periódicas

En un mundo digitalizado, el trato personal ha adquirido una importancia simbólica y, por supuesto, en términos de comunicación. Ver cara a cara a los profesionales que comparten un espacio o responsabilidades, así como conocer frente a frente las prácticas llevadas a cabo por cada uno, la dedicación y la pasión que le imprimen son percepciones imposibles de sentir por otras vías.

Para mejorar la comunicación en tu empresa es fundamental que los diferentes sectores de tu compañía puedan converger en un mismo espacio físico para hablar sobre las planificaciones, las estrategias y los métodos ideales para resolver los problemas que impactan a la organización.

Pero nada supera la conversación a través de reuniones cara a cara. Encontrar a los profesionales que trabajan contigo y mirar a las personas a los ojos es una práctica importante para la empresa. Evidentemente eso se puede adaptar para contextos de teletrabajo.

 

5. Estimula la comunicación vertical

Ahora bien, no solo se debe mejorar la comunicación que existe entre los colaboradores de un equipo o que pertenecen a diferentes departamentos, además, la relación entre gerentes y sus empleados es clave para garantizar un flujo de información óptimo y orientado a la transparencia.

Estimular la comunicación vertical durante los programas de capacitación gerencial, aprovechar ese tiempo para que los gerentes puedan conocer a sus empleados y ponerse a su disposición para escuchar sus ideas, soluciones y problemas podrá crear una dinámica basada en la confianza y la obtención de una perspectiva de la realidad empresarial.

 

6. Concientiza a los colaboradores del valor de la comunicación.

Usa los canales disponibles en tu empresa, ya sea la mensajería, las reuniones presenciales o remotas o los informes interdepartamentales, para informarles de la importancia que tiene la comunicación transparente y proporcionada en todos los niveles para la productividad y el ambiente laboral.

Asimismo, usar herramientas como el email marketing, las noticias internas o incluso WhatsApp para estimular el uso y difusión de datos e información relevante es una práctica más que recomendada.

 

7. Usa el feedback a tu favor

Al contrario de lo que muchos pueden pensar, los colaboradores quieren escuchar las opiniones sinceras de sus gerentes y directivos. La mayoría de los trabajadores usan el feedback para generar resultados aún superiores a los anteriores y optimizar sus propios procesos de trabajo para ser más eficientes y alineados con los objetivos de la empresa.

Siempre y cuando tus opiniones y comentarios estén basados en la edificación y el crecimiento personal y profesional, ¡no temas en darlas!

 

8. Trabaja en la cultura organizacional

La cultura organizacional se construye a base de transparencia, estrategias y trabajo duro, eso está claro.

Y cuando hablamos de temas relacionados a la comunicación y la mejora de este proceso, crear los ambientes y el contexto adecuado para que cada colaborador se sienta incorporado y perteneciente a la compañía es un paso clave hacia la transmisión constante, fluida e imparcial de la información.

La misión, visión y valores de la compañía tienen un papel crucial en este ámbito, por lo que definir y llevarlos en cada tarea y actividad es parte de la labor de gerentes que priorizan la confianza y la generación de valor sobre cualquier otra cosa.

 

9. Acompaña tus procesos

Si has hecho todo al pie de la letra como te hemos mostrado, seguro estés generando resultados positivos en tu negocio, pero ¿cómo saberlo exactamente?

Una de las formas ideales de seguir y mapear el progreso de las acciones hechas es a través de KPIs (Key Performance Indicators), o Indicadores Claves de Rendimiento, que te darán una perspectiva clara de lo que se está alcanzando con las novedades.

Por ejemplo, seguir indicadores como cumplimiento, soluciones de problemas, participación general en decisiones, motivación laboral, entre otros, son solo algunos de ellos que te ayudarán a entender cómo se está avanzando.

 

10. Usa la tecnología

Las tecnologías son un factor clave para mejorar la comunicación interna de las empresas. Ellas son capaces de optimizar el trabajo, mejorar la gestión del tiempo y facilitar el acceso a la información difundida entre departamentos, cubriendo toda la jerarquía prevista en el organigrama empresarial.

Un software de gestión de procesos permite que los profesionales de diversas áreas puedan visualizar cada proceso en tiempo real y determinar retrasos y tareas que necesitan reestructurarse para alcanzar la optimización deseada.

 

Fuente: https://www.sydle.com/es/blog/mejorar-la-comunicacion-62506c4d3bbdd67657964ba5

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