Gestion de tiempo

Consejos, estrategias y soluciones rápidas de gestión del tiempo para lograr trabajos excelentes

En la actualidad, sufrimos interrupciones constantemente, generadas por herramientas, notificaciones, emails, redes sociales y muchas otras cosas más. En nuestra economía de la distracción, el caos se ha convertido en la norma.

Es casi imposible concentrarse en lo que realmente importa o saber si le estás dando prioridad al trabajo correcto en el momento adecuado. Lo que tenías planeado para el día se esfuma ante las tareas de alta prioridad, los mensajes aparentemente urgentes y las notificaciones interminables. El 80 % de los trabajadores del conocimiento informan que trabajan con su bandeja de entrada u otras aplicaciones de comunicación abiertas para seguir el ritmo del trabajo. Como resultado, los trabajadores son menos eficientes y es más probable que los mensajes, las acciones y las fechas de entrega se pasen por alto.

Las plantillas para gestión del tiempo pueden ayudarte a recuperar tu tiempo y a prestar atención consciente a tu rutina diaria. En lugar de dejar que tu lista de tareas pendientes te dicte cómo debes administrar el tiempo, puedes aplicar estrategias de gestión del tiempo para establecer las prioridades diarias de manera consciente y centrarte en el trabajo más relevante.

No hay solamente una forma correcta de gestionar tu tiempo. En este artículo, veremos 18 consejos, estrategias y soluciones rápidas diferentes que te ayudarán a recuperar el control de tus tareas y de tu tiempo.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es la práctica de gestionar tu trabajo para asegurarte de que estás utilizando tu tiempo de la manera más consciente posible. La gestión del tiempo puede aumentar la productividad, pero la mayor ventaja de la gestión eficaz del tiempo es la capacidad de establecer correctamente las prioridades en tu día para hacer espacio para el descanso y el cuidado personal.

Los beneficios de la gestión del tiempo

Las buenas estrategias de gestión del tiempo te ayudarán a organizar y priorizar las tareas para que puedas:

1. Sentir que tienes más tiempo en tu día. Cuando eres consciente con respecto a qué dedicas tu tiempo, empezarás a reducir las tareas innecesarias, a quitar prioridad al trabajo que no necesita hacerse hoy, y lograrás resultados en menos tiempo. No es que tu día tendrá literalmente más horas, pero descubrirás que logras hacer más en la misma cantidad de tiempo.
2. Establecer límites entre el tiempo dedicado al trabajo y a la vida personal. Mejorar la gestión del tiempo no es exprimir cada segundo de productividad que tienes en el trabajo. Más bien, estas estrategias pueden ayudarte a realizar el trabajo más importante e identificar qué trabajo puede esperar hasta mañana. Al priorizar el trabajo que debe realizarse hoy y aclarar qué trabajo puedes aplazar para una fecha posterior, también estás estableciendo límites entre el tiempo dedicado al trabajo y a tu vida personal.
3. Reducir el estrés. Sin una gestión eficaz del tiempo, puede parecer que nunca tienes suficiente tiempo en el trabajo. Es posible que sientas que estás corriendo de un lado a otro y solucionando problemas, lo que puede provocar un aumento del estrés y, en última instancia, sufrir agotamiento. De hecho, según el Índice de la anatomía del trabajo, el 71 % de los trabajadores del conocimiento informaron que sufrieron agotamiento al menos una vez en 2020.
4. Mejorar la productividad. Hay una variedad de consejos sobre gestión del tiempo que te ayudarán a reducir la procrastinación y aumentar la productividad. Al identificar tus principales prioridades para el día, no solo serás más productivo, sino que también tendrás la seguridad de que estás trabajando en las tareas correctas cada día.
5. Quitar los malos hábitos. Nadie quiere procrastinar. Pero con el tiempo, los malos hábitos pueden acumularse y obstaculizar el trabajo de alto impacto. (Créenos, a nosotros también nos ha pasado). Las estrategias de gestión del tiempo pueden ayudarte a identificar y quitar los malos hábitos.

6 estrategias de gestión del tiempo para incrementar la productividad

Una de las formas más fáciles de desarrollar tus habilidades de gestión del tiempo es incorporar una estrategia de gestión del tiempo que funcione según tu rutina diaria. Las estrategias de gestión del tiempo te ayudan a establecer límites de tiempo en el trabajo, a abordar una tarea a la vez y a programar tu día de una manera más consciente.

1.Timeboxing

El timeboxing es una estrategia de gestión del tiempo orientada hacia los objetivos en la que se finaliza el trabajo dentro de “timeboxes” o bloques de tiempo. Esta estrategia es particularmente efectiva si no estás seguro de cuánto tiempo le dedicas a cada tarea y deseas abordar tu lista de tareas pendientes de una manera más consciente.

La técnica de timeboxing te ayuda a dividir las tareas grandes en partes más pequeñas y luego finalizar esas partes en un período de tiempo razonable. Cada tarea debe tener su propio bloque de tiempo único que no dure más de tres horas. Por ejemplo, si necesitas escribir un artículo para un blog, puedes establecer un período de dos horas para escribir el bosquejo. Luego, después de tomar un descanso, puedes definir otro período de tres horas para comenzar el primer borrador. Al dividir el trabajo en partes más pequeñas, puedes lograr un progreso constante hacia tu objetivo en el transcurso de días o semanas.

2. Time blocking

El time blocking es similar al timeboxing, pero en lugar de programar un tiempo específico para cada tarea individual, lo que harás será separar períodos establecidos de tu calendario para dedicarlo a trabajos relacionados. Cuando utilizas el time blocking para programar tu trabajo, estás dividiendo la semana laboral de manera efectiva en espacios de tiempo independientes en los que puedes trabajar en proyectos, comunicarte con compañeros de trabajo, tomar un descanso o incluso hacer ejercicio. La técnica de time blocking puede ayudarte a dedicar más tiempo al trabajo profundo y a trabajar de manera fluida, porque puedes concentrarte sin ser interrumpido.

Para crear un bloque de tiempo, comienza por determinar cuáles son tus prioridades diarias o semanales. Luego, agrupa las tareas similares para que puedas trabajar en ellas en un bloque de tiempo. Finalmente, prueba programar bloques de tiempo de concentración en tu calendario que te ayuden a ceñirte al programa de bloques de tiempo que has establecido.

3. El método Pomodoro

Al igual que las técnicas de timeboxing y time blocking, el método Pomodoro te ayuda a abordar el trabajo en períodos cortos y luego tomar descansos entre sesiones de trabajo. La estrategia Pomodoro de gestión del tiempo es particularmente útil porque fomenta de manera activa los descansos regulares, que son buenos para mantener la motivación intrínseca y son beneficiosos para el cerebro. De hecho, las investigaciones sugieren que tomar descansos hace que las personas sean más creativas.

Para utilizar el método Pomodoro, necesitas un temporizador, una lista de tareas pendientes priorizadas y la función de “desactivar” tus notificaciones. Comienza configurando tu temporizador en 25 minutos e intenta dedicar ese tiempo exclusivamente a trabajar en una tarea; en la medida de lo posible, evita revisar tus mensajes de texto o redes sociales. Luego, una vez que se cumpla el tiempo, tómate un descanso de cinco minutos. Lo ideal sería que intentes hacer algo físico durante tu descanso, como tomar un refrigerio o levantarte para estirarte, pero está bien si revisas tus dispositivos o miras si intentaron contactarte por algún tema importante mientras estabas concentrado en tu tarea.

Repite cuatro veces el proceso de trabajar durante 25 minutos y luego tomar un descanso de cinco minutos. Luego, después de la cuarta sesión de trabajo, tómate un descanso más largo de 20 a 30 minutos.

4. No lo dejes para mañana…

Mark Twain dijo la famosa frase: “Si tienes que comer una rana, mejor hacerlo a primera hora de la mañana”. La estrategia de gestión del tiempo “No lo dejes para mañana” se inspira en esta cita y te alienta a abordar las tareas extensas o complejas primero, antes de trabajar en el trabajo menos importante o menos urgente. Esta estrategia es especialmente útil si divides tus días entre el trabajo regular diario y las tareas de alta prioridad.

Con el método “No lo dejes para mañana”, puedes asegurarte de realizar tu trabajo más importante todos los días. Para comenzar con esta estrategia de gestión del tiempo, asegúrate de dar seguimiento a tu trabajo y sus prioridades en una herramienta centralizada. Busca una manera de conectar tus tareas diarias a los objetivos de la empresa. De esa manera, puedes identificar mejor qué tareas priorizar todos los días y asegurarte de hacer esas tareas pendientes primero. Luego, una vez que hayas hecho el trabajo más difícil, podrás continuar con el resto de tu trabajo.

5. El principio de Pareto

Si desayunar una rana a primera hora de la mañana no suena muy atractivo, es posible que prefieras la estrategia de gestión del tiempo de Pareto. El principio de Pareto es lo opuesto al método “No lo dejes para mañana”. Esta estrategia te alienta a terminar rápido las tareas sencillas para que puedas sentirte más realizado y motivado cuando vas comenzando tu día.

A menudo se lo llama la “regla 80/20”; el principio de Pareto tiene una regla fundamental: dedicas el 20 % de tu tiempo al 80 % de tu trabajo. Si puedes finalizar el 80 % de tus tareas relativamente rápido, liberarás tu día de trabajo para abordar el 20 % del trabajo que te tomará el 80 % de tu tiempo.

6. El método “Getting Things Done” (GTD)

El método Getting Things Done fue inventado por David Allen a principios de la década de 2000. Según Allen, el primer paso para realizar el trabajo es escribir todo lo que necesitas hacer. Al liberar capacidad mental y, pasar a confiar en herramientas de gestión de tareas, puedes concentrarte en ponerte manos a la obra y no tener que estar recordando qué es lo que debes hacer.

Para utilizar el método GTD, captura todo tu próximo trabajo en un solo lugar. Luego, una vez que hayas escrito todo lo que necesitas hacer, ordena y prioriza tu trabajo. Por ejemplo, es posible que tengas trabajo que ya no necesitas hacer (que debes eliminar), trabajo que eventualmente querrás hacer, pero no ahora (que va a un proyecto o carpeta de “más adelante”), trabajo que depende de otras tareas, etc. La herramienta debe capturar todos los detalles; tu trabajo es tomar medidas en función de ellos.

fuente: https://asana.com/es/resources/time-management-tips

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