7 consejos para las comunicaciones efectivas en el trabajo
7 consejos para las comunicaciones efectivas en el trabajo
Las comunicaciones efectivas en el trabajo se resumen en dónde, cómo y cuándo uno se comunica. Prueba estos siete consejos para transformarte en un mejor comunicador.
1. Hay que saber dónde comunicarse y sobre qué temas
Las comunicaciones se producen de muchas formas diferentes, cara a cara, por email, mediante mensajes instantáneos y en plataformas para gestión del trabajo. Para lograr la mayor efectividad posible, asegúrate de seguir las instrucciones sobre cómo comunicarse y de enviar mensajes sobre lo que corresponde en el lugar correcto.
A veces, si sabes dónde comunicarte, ya tienes la mitad del camino recorrido. La empresa puede tener muchas herramientas diferentes para las comunicaciones, lo cual puede hacer que sea difícil saber qué herramienta es la más apropiada para alguna pregunta o comentario en particular.
¿Necesitas comunicarte en tiempo real o está bien si envías un mensaje asincrónico? Si no estás seguro, pregúntale a algún miembro del equipo o gerente dónde deberías enviar los diferentes tipos de mensajes. Es muy importante que todos estén alineados. Por ejemplo, en Asana usamos:
- Slack
- Asana
- Gmail
- Zoom
2. Desarrolla las habilidades de colaboración
La colaboración es la base del trabajo efectivo en equipo.
A fin de desarrollar habilidades sólidas para la colaboración en equipo, debes poner en práctica las comunicaciones abiertas y honestas. Esto no quiere decir necesariamente que siempre debes estar de acuerdo con todo. Saber cómo disentir y trabajar para resolver esas diferencias también es una parte central de la colaboración.
Las habilidades para la comunicación y la colaboración plantean un dilema como: “¿Qué fue primero, el huevo o la gallina?”. Puedes generar buena colaboración si te comunicas de manera efectiva, pero saber cómo colaborar es un componente clave de las comunicaciones sólidas.
En esencia, solamente significa que deberás practicar para mejorar tanto las habilidades para la colaboración como las de comunicación a lo largo del tiempo. A medida que la colaboración del equipo mejore, será más fácil transmitir cualquier información u opinión en el ambiente laboral. Como resultado de esas comunicaciones honestas, la colaboración se dará con mayor fluidez.
3. Habla cara a cara siempre que puedas
Tal vez una de las formas más usadas y efectivas para evitar los malentendidos en las comunicaciones sea hablar cara a cara. Si tu equipo trabaja de forma virtual, hablar por videoconferencia también funciona. Las comunicaciones cara a cara son particularmente importantes si sabes que una conversación va a ser dura. Puede ser muy difícil comunicar el tono por medio de la escritura. Lo ideal sería que la otra persona viera tus expresiones faciales y el lenguaje corporal.
Si tu equipo trabaja de forma remota o descentralizada, también podría resultar mejor una comunicación por teléfono en vez de una por videoconferencia.
El hartazgo de las videoconferencias es real y puede hacer que la colaboración y las comunicaciones se vuelvan particularmente difíciles para los equipos remotos. Comunicarse por teléfono reduce algunas de las tensiones visuales y, a la vez, permite escuchar la voz y el tono del otro miembro del equipo.
4. Presta atención a tu lenguaje corporal y al tono de voz
Las comunicaciones no se tratan solamente de lo que dices, sino también, de cómo lo dices. Fíjate de no estar con los brazos cruzados o de no mostrar desinterés.
Muchas veces, el lenguaje corporal no tiene nada que ver con la situación actual; puedes estar cansado o estresado por algo que sucede en tu vida personal.
Pero los miembros de tu equipo, quienes tal vez no conozcan el contexto, podrían ver tus reacciones y suponer que estás enojado o molesto por algo.
Particularmente en el caso de las conversaciones más duras, intenta relajar el lenguaje corporal y las expresiones faciales para evitar transmitir cualquier señal no intencionada.
5. Prioriza las comunicaciones de ida y vuelta
Escuchar es tan importante como hablar en el caso de las comunicaciones en el trabajo. Parte de ser un miembro colaborativo del equipo tiene que ver con que escuchas las ideas de otras personas en vez de solamente tratar de imponer tu parecer.
Hay dos tipos comunes de escucha: escuchar para responder y escuchar para entender. Cuando escuchas para responder te centras en lo que dirás a continuación, en vez de escuchar lo que la otra persona dice. Con este tipo de escucha, corres el riesgo de pasar por alto información clave o incluso, de simplemente repetir lo que alguien más dijo.
En cambio, intenta entender; es decir, escuchar realmente lo que la otra persona tiene para decir sin pensar en lo que vas a responder. Si realmente piensas en algo que quieres decir, dilo de una vez para poder seguir escuchando para comprender, en vez de tratar de recordar lo que quieres decir a continuación.
6. Mantente fiel a los hechos no a la fantasía
“Hechos vs. fantasía” es una técnica recomendada por la cofundadora del grupo de liderazgo consciente “Conscious Leadership Group”, Diana Chapman. En este caso, los “hechos” son eventos que realmente sucedieron, algo con lo que todos dentro de una misma habitación estarían de acuerdo sin conflicto alguno. Una “fantasía”, por otra parte, es nuestra interpretación de una situación.
Por ejemplo, supongamos que tu gerente opina sobre tu trabajo durante una reunión de equipo pequeña delante de todos. Este es un hecho. No esperabas que hiciera ningún comentario al respecto y crees que habló en la reunión de equipo, en vez de reservarlo para la reunión individual de evaluación, porque mostraba cierta disconformidad con tu trabajo. Esto es “fantasía”, porque no tienes manera de saber si es cierto o no.
Las fantasías son inevitables, todos nos las creamos a partir de los hechos. Pero hay que tratar de separar la fantasía de los hechos y evitar actuar basados en fantasías hasta que se puedan comprobar. Por ejemplo, en este caso, tal vez sea conveniente hablar con tu gerente y preguntarle, durante la siguiente reunión individual de evaluación, por qué hizo esos comentarios en la reunión de equipo.
7. Asegúrate de hablarle a la persona correcta
Las comunicaciones efectivas en el trabajo tienen mucho que ver tanto con el interlocutor como con lo que dices. Las comunicaciones deficientes por lo general se producen cuando no le hablas a la persona correcta o intentas compartir información en un contexto que no es el adecuado.
Para evitarlo, cerciórate de que las personas correctas se encuentren en la sala o de que reciban el mensaje. Si no estás seguro de quiénes deberían ser, haz algo para identificar a los principales integrantes del proyecto que puedan faltar.
FUENTE: https://asana.com/es/resources/effective-communication-workplace
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