PLANILLA ARC

Para llevar el control contable al día y evitar dolores de cabeza con los fiscales, la planilla ARC (Comprobante Anual de Retenciones de ISLR) es uno de los documentos más críticos en la gestión de nómina.

Aquí tienes el desglose exacto de su base legal, los datos que no pueden faltar y cómo enfrentar una revisión del SENIAT.

¿Qué es y cuál es su Base Legal?
La planilla ARC es el documento donde la empresa (agente de retención) le certifica al empleado el total de las remuneraciones cobradas durante el año fiscal y el monto exacto que se le retuvo por concepto de Impuesto Sobre la Renta (ISLR). El empleado necesita este documento para poder hacer su propia declaración definitiva ante el portal.

Base Legal

Decreto 1.808 (Reglamento Parcial de la Ley de ISLR en Materia de Retenciones): El pilar fundamental es el Artículo 24. Este artículo obliga a todo agente de retención a entregar a los beneficiarios un comprobante por cada retención practicada y, al final del año, un comprobante anual que resuma todas las retenciones del ejercicio.

Código Orgánico Tributario (COT): Establece las sanciones formales por no emitir o no entregar a tiempo los comprobantes de retención.

Datos Claves que debe contener la ARC
Si falta alguno de estos datos, un fiscal puede invalidar el comprobante durante una revisión:

Identificación del Agente de Retención (La Empresa): Razón social, número de RIF y domicilio fiscal exacto.

Identificación del Beneficiario (El Empleado): Nombres, apellidos, y número de Cédula de Identidad (que hace las veces de RIF para personas naturales no comerciantes).

Período Fiscal: Año al que corresponden los ingresos (ejemplo: 01-01-2025 al 31-12-2025).

Total de Remuneraciones Pagadas: El monto bruto total que cobró el empleado en el año (sueldos, utilidades, bonos vacacionales y cualquier prima gravable).

Impuesto Retenido: El monto total en bolívares que la empresa le descontó y enteró al Fisco.

Firmas y Sellos: Firma autorizada de la empresa con su sello, y el espacio para la firma de recibido del empleado con la fecha de entrega.

La Fiscalización: Cómo la pide el SENIAT y qué revisan
Cuando el SENIAT abre una fiscalización en materia de retenciones de ISLR, no solo piden ver "las planillas". Los fiscales realizan un cruce de información exhaustivo. Esto es exactamente lo que buscan:

1-El Cruce Contable (El Mayor Riesgo)
El fiscal tomará el total de las remuneraciones declaradas en todas las planillas ARC de los empleados y lo cruzará contra la cuenta de gastos de "Sueldos y Salarios" (y afines) en el Estado de Resultados de la empresa. Deben cuadrar. Si contablemente reportaste más gastos de nómina que los ingresos reflejados en las ARC, el fiscal asumirá que dejaste de retener impuestos sobre esa diferencia y aplicará el reparo y la multa correspondiente.

2-La Conexión con la Planilla AR-I
El fiscal pedirá los expedientes de los empleados. Va a verificar que el porcentaje de retención aplicado en la ARC coincida matemáticamente con lo que el empleado calculó al principio del año en su planilla de estimación AR-I (y en sus variaciones de marzo, junio y septiembre, si las hubo). Si retuviste menos de lo que indicaba la AR-I, la empresa es solidariamente responsable por ese dinero.

3-Evidencia de Entrega Oportuna
No basta con haber hecho las planillas; debes demostrar que las entregaste a tiempo (generalmente entre enero y febrero, antes de que termine el plazo de declaración del empleado). Si el fiscal revisa las ARC y los empleados no las firmaron, o las fechas de firma son posteriores a marzo, aplicarán sanciones formales por incumplimiento de deberes formales

Te anexamos un formato para que cumplas con tu entrega a tiempo